ניהול אפקטיבי של זמן ומשימות
יזמים ובעלי עסקים קטנים חשים לעיתים קרובות לחץ וקושי לעמוד בכל המשימות של העסק. ניהול עסק , קטן או בינוני, דורש הקדשת זמן לביצוע משימות מרובות, שיאפשרו תפעולו התקין של העסק וניהולו. בסופו של יום עסק, גם אם מנוהל על ידי יזם בודד, מחייב אותנו לארגון מיטבי של הזמן המוקדש לקידום ולתחזוקת העסק ולזמן בו אנו מייצרים הכנסות. נשמע לחוץ? כאן נלמד אתכם מספר שיטות, שיאפשרו לכם לנצל את הזמן ביעילות, תוך הקטנת תחושת הלחץ והמתח המלווים את הפעילות.
- האצלת משימות
מקובל שכולנו לוקחים על עצמנו יותר משימות ממה שאנחנו מסוגלים לבצע. לעיתים קרובות הדבר עלול לגרום ללחץ ושחיקה. פתחו מיומנויות להאצלת העבודה לכפופים, בהתאם לכישוריהם וליכולותיהם. זה לא רק יפנה לכם זמן אלא יעזור לחברי הצוות שלכם להרגיש יותר משמעותיים ומחוייבים.
- ערכו רשימת משימות דחופות
לפני תחילת היום, ערכו רשימת משימות הזקוקות לתשומת לב מיידית. משימות לא חשובות עלולות לצרוך הרבה מהזמן והאנרגיה שלנו. זיהוי משימות דחופות שצריך להשלים באותו יום הוא קריטי לפריון שלכם. ברגע שאתם יודעים איך לחלק את הזמן ואנרגיה, תתחילו לבצע דברים בסדר המתאים.
- צרו לוח זמנים
ערכו רשימת מטלות פשוטה לפני תחילת היום, וצרו סדר עדיפות ע"פ הקריטריונים הבאים – דחוף ומיידי, חשוב ולא דחוף, חשוב ודחוף. התמקדו בדברים החשובים. לדברים דחופים הקדישו זמן מוגבל ומוגדר ונקו משימות אלה מהשולחן. וודאו כי גם משימות אלה ניתנות להשגה. אם יש משימה גדולה שעליכם להשלים, הפכו אותה לדבר היחיד ברשימה שלכם לאותו יום.
- הגדירו מועדים
כאשר יש לפניכם משימה, קבעו תאריך יעד מציאותי להשלמתה והתמידו בה. לאחר שתגדירו תאריך יעד, זה עשוי להיות מועיל לכתוב אותו על פתק דביק ולשים אותו ליד סביבת העבודה שלכם או ביומן. אתגרו את עצמכם לעמוד במועד הנקוב. תגמלו את עצמכם אם עמדתם באתגר קשה.
- לא לדחות
לדחיינות יש השפעה שלילית על התפוקה. זה יכול לגרום לבזבוז זמן ואנרגיה חיוניים. דחיינות עלולה להוות בעיה גדולה הן בקריירה שלכם והן בחייכם האישיים . הימנעות מדחיינות יכולה להיות קשה לרבים. אנו נוטים להתמהמה. נסו לתזמן פעילויות קטנות ומהנות יותר לאורך היום כדי לפרק את המשימות הקשות יותר. זה עשוי לעזור לכם להישאר על המסלול.
- התמודדו עם לחץ בצורה חכמה
לחץ מתרחש לעתים קרובות כאשר אנו מקבלים יותר עבודה ממה שאנו מסוגלים לבצע. התוצאה היא שהגוף שלנו מתחיל להרגיש עייף, מה שיכול להשפיע על התפוקה שלנו. לחץ מופיע בצורות שונות אצל אנשים שונים. כמה דרכים פרודוקטיביות להתמודד עם לחץ יכולות לכלול:
- הליכה בפארק
- פעילות גופנית
- תרגול מדיטציה
- פינוי זמן לפעילות מהנה ותחביבים
- האזנה למוזיקה או פודקאסט
המפתח הוא למצוא מה עובד בשבילכם בכל הנוגע להקטנת הלחץ שלכם.
- הימנעו מריבוי משימות
רובנו מרגישים כי ריבוי משימות היא דרך יעילה לבצע דברים, אך האמת היא שאנו פועלים טוב יותר כאשר אנו מתמקדים ומתרכזים בדבר אחד בכל פעם. ריבוי משימות מעכב את הפרודוקטיביות. השתמשו ברשימות מטלות ובלוחות זמנים שיעזרו לכם להישאר ממוקדים!
המתינו עד שתסיימו משימה אחת לפני שתתחילו באחרת. תתפלאו כמה משימות תוכלו לבצע ככה.
- התחילו את היום מוקדם
לרוב האנשים היעילים יש דבר אחד במשותף – הם מתחילים את היום מוקדם מכיוון שזה נותן להם מספיק זמן לשבת, לחשוב ולתכנן את הלו"ז. כשאתם קמים מוקדם אתם רגועים יותר, יצירתיים יותר וצלולים. ככל שהיום מתקדם, רמות האנרגיה שלנו מתחילות לרדת, מה שמשפיע על הפרודוקטיביות, המוטיבציה ויכולת המיקוד שלנו.
אם אינכם מאלו שמשכימים קום, נסו לפחות להתעורר שלושים דקות מוקדם מהזמן הרגיל שלכם. תתפלאו כמה תוכלו לעשות בזמן הזה. אם אינכם רוצים להשתמש בו לעבודה, השתמשו בו כדי לעשות קצת פעילות גופנית או לאכול ארוחת בוקר בריאה. סוג זה של שגרה יתרום גם הוא לפריון שלכם במהלך היום.
- קחו הפסקות קבועות במהלך היום
בכל פעם שאתם מרגישים עייפים ולחוצים, קחו הפסקה של 10 עד 15 דקות. יותר מדי לחץ יכול להזיק לבריאותכם ולפגוע בפריון שלכם.
- לימדו לומר לא
סרבו בנימוס לקבל משימות נוספות אם אתם מרגישים שאתם כבר עמוסים. בחנו את רשימת המשימות שלכם לפני שתסכימו לקחת על עצמכם משימה נוספת. אנשים רבים חוששים שאמירת לא תגרום להם להיראות אנוכיים, אך האמת היא שללמוד להגיד "לא" היא אחת הדרכים הטובות ביותר לדאוג לעצמכם.
ניהול זמן טוב דורש תרגול יומיומי של תעדוף משימות וארגונן באופן שיכול לחסוך זמן תוך השגת יותר משימות. השתמשו באסטרטגיות הנ"ל במשך מספר שבועות ובדקו אם הן אכן מקילות עליכם.
רוצה הכוונה למידע או יעוץ של מומחה - רשום לנו ונעזור לך עכשיו!
WhatsApp
יצירת קשר
רוצה הכוונה למידע או יעוץ של מומחה - רשום לנו ונעזור לך עכשיו!
WhatsApp
יצירת קשר
מאמרים נוספים
התייעלות עסקית
איך לנהל מלאי באופן כלכלי
איך ניתן לחסוך כסף באמצעות ניהול נכון של מלאי? אם ברצונכם שהעסק...
למדו איך לנהל זמן באופן אפקטיבי בעסק
האם אתם מרגישים סחוטים ובלחץ בלתי פוסק? האם אתם חשים שאינכם עומדים...
כיצד עסק קטן יכול להתייעל ולהרוויח יותר
כיצד עסק קטן יכול להתייעל ולהרוויח יותר כבעל עסק קטן, חשוב לחפש...
ניהול עסקי
למד להקטין את הסיכונים העסקיים
מדוע ניהול סיכונים חשוב יותר מתמיד אין ספק שהעידן האחרון ירשם כעידן...
רשימת KPI לחברות סטארט-אפ
התנהלות על פי מדדי ביצוע הוא כלי עוצמתי ויעיל מאוד להבטחה של...
איך לשפר את אתר האינטרנט שלכם
איך תדעו שהעסק שלכם צומח ועובד כמו שצריך? כדי לענות על שאלה...